生産性を上げるって楽しい！知れば簡単！生産性向上の2ステップ

ほぼ20年サラリーマンやってる自由太です！

2019年4月から働き方改革の関連法案が施行され始めて、企業が口を揃えて言い始めたキーワード「生産性向上」！

自分の会社もそうでした。残業は減らせ！売り上げは落とすな！

は！？何言ってんの？できるわけないじゃん！できるなら最初からやってるし

と、自分も思っていました

ちなみに会社も国から言われたか言ってみただけ。やり方を知りません……

そこが問題！生産性向上には一人ひとりの社員ではなく、管理する側の人間がその術を知っていなければ実現できないんです

生産性を上げるのは管理する人

生産性を上げるには、今の時間やお金でより多くの量を作り出す事。もしくは今の量をより少ない時間やお金で作り出す事

そのお金や時間の使い方を決めているのは管理する人です

個人で生産性を上げるように頑張るのはもちろん良い事ですが、それだけでは根本的な解決になりません

チームを管理している人はもちろん、1人でも部下や後輩がいて、仕事をお願いする場面がある人は、ぜひ下記の2つを実行してください

誰にでも「やり方がわかる」ようにし、楽しんで「続けられる」ようにする！

観察する前に、観察する人の了承を得ましょう。怪しい人になってしまいます。工程をまとめる際には特に重要なポイントやミスしやすいポイントも抑えておきましょう。

ポイントが2つあります。ひとつ目は達成可能なゴールを複数設定し、やっていて楽しいと思えるようにする事。ふたつ目は目標と期限を数値で明記する事。

「もっと」や「できる限り」というのは優しい言葉に聞こえて、ゴールの無い残酷な言葉になってしまいます

評価というと、給料アップや賞与を与える事？と考えがちですが、それではすぐに財政の限界がきてしまいます。そこで非金銭的報酬というものがあります。具体的には感謝や認知を伝える事です。「ありがとう」や「助かるよ」、「頑張ってるね」のような声をかける事です。

そういえば、若い頃に上司や先輩から「ありがとう」って言われると、めちゃくちゃ嬉しかったですよね

期待する行動をしてもらった時はできる限り早く評価を伝えましょう。具体的には60秒以内が理想ですが、遅くともその日中には伝えます。時間が経つにつれて、どの行動が評価されたのか正しく認識されづらくなります。

例えばデザインや企画など何かを提案するような仕事は、個人の経験やセンスに依存するところが多くて標準化がむずかしい……と思われがちです

むしろこのように属人化された業務の中にこそ大幅に改善できる可能性が秘められています

ポイントは全てを標準化しようとしない事。工程の洗い出しをしていけば、8割程度は標準化できるはず

例えばお客様から依頼内容をヒアリングする工程は、ヒアリングシートなどを用意して何を聞いてくれば良いかまとめておくことで、要点を押さえた打合せが可能になります。

そして提案用の企画書はついつい見た目にもこだわって時間をかけてしまいがち。もちろん見やすくすることは大切ですので見やすい企画書をいくつか共有しておきましょう。それをベースに使えるところはそのまま使うことで、大切な中身を充実させることに時間を集中させられます

「生産性向上」という言葉にネガティブな気持ちをいだきがちですが、原因はやり方がわからないまま闇雲に取り組んでしまうからです

サクッと終わらせる部分は標準化してしまい、アイデア出しや作り込みなどの楽しい仕事に思いっきり時間を使える！

それによって品質は上がり、評価が上がり、もっと楽しい仕事が舞い込んでくる。さらには業績がよくなればお給料も上がる、みんながハッピーな仕組みです！